Комплаєнс.

Працівники мають право повідомляти про обставини, які можуть свідчити про порушення законодавства або внутрішніх правил. Ці повідомлення приймає незалежний довірений юрист, який виконує обов’язки омбудсмена. Він надає можливість викласти інформацію в захищеному законом і конфіденційному місці за межами підприємства. Він роз’яснює інформатору його права та порядок подальших дій. Лише за згодою інформатора/інформаторки омбудсмен передає повідомлення своїй контактній особі на підприємстві. У такому разі особа інформатора не розкривається. Омбудсмен може бути залучений до процесу розгляду як довірена особа. Інформатор може звернутися до омбудсмена в будь-який час.

До омбудсмена можуть звертатися, зокрема, працівники, постачальники, дилери та клієнти.

Омбудсмен приймає повідомлення про порушення законодавства та внутрішні порушення. Основною метою є розкриття та уникнення економічних злочинів, бухгалтерського шахрайства та незаконного привласнення активів. Але про порушення внутрішніх правил або обов’язків щодо захисту прав людини також можна повідомляти.

Так. Лише інформатор вирішує, яку інформацію передавати омбудсмену та яку інформацію омбудсмен на другому етапі повинен передати компанії. Лише в разі зловживання системою передачі повідомлень, тобто наклепу, омбудсмен уповноважений передавати інформацію навіть проти волі інформатора. На це омбудсмен звертає увагу вже під час першого звернення до нього.

Ні, послуги омбудсмена є безкоштовними для всіх і кожного.

Так, інформатори можуть звертатися до омбудсмена також анонімно. Анонімність гарантується вже під час першого звернення. За бажанням інформатора омбудсмен не розкриватиме його особу компанії і в подальшому.

Повідомлення опрацьовується відповідно до вимог законодавства та внутрішніх правил, а також з урахуванням інтересів усіх зацікавлених сторін. Омбудсмен спочатку перевіряє повідомлення, а потім передає його своїй контактній особі в компанії.

Інформатор може звернутися до омбудсмена для уточнення стану розгляду його повідомлення в будь-який час. Максимум після закінчення процесу опрацювання омбудсмен сповістить інформатора про результат у порядку, встановленому законом.

Ні, омбудсмен не має права представляти інформатора під час розгляду справи в державних установах або в суді. Тому омбудсмен не може й не має права вчиняти дії для захисту індивідуальних прав або виконання вимог інформатора в суді.

Так. Омбудсмен — це самостійний і незалежний юрист, який не зобов’язаний дотримуватися вказівок компанії в тому, що стосується розгляду справи. Після ретельної перевірки обставин справи омбудсмен вирішує, чи має він право повідомити компанії про обставини справи та в якому обсязі.

Уперше звернутися до омбудсмена можна через платформу (посилання на контакт), за номером телефону, за допомогою SMS, електронної та звичайної пошти; також можна записатися на прийом для особистої зустрічі.

Так. Кожен працівник може спершу звернутися до свого керівника, до виробничої ради або в будь-який відомий йому координаційний пункт.

Так. Інформатори перебувають під захистом. Будь-які види помсти інформаторам вважаються недопустимими.

Попри скептичне ставлення багатьох, повідомлення, надіслані з метою наклепу, омбудсмен отримує дуже рідко. На початку бесіди довірений юрист попереджає інформатора, що зловживання системою передачі повідомлень недопустиме, і в разі навмисної передачі хибної інформації він буде зобов’язаний надати особисті дані інформатора компанії. За зловживання системою передачі повідомлень працівникам у будь-якому разі загрожують дисциплінарні наслідки.

Омбудсмен забезпечує дотримання встановлених законом обов’язків щодо зберігання та положень законодавства про захист даних. Персональні дані, що збираються, обмежуються даними про особу інформатора та зацікавленої сторони (або сторін, якщо їх кілька).

Ні. Діє презумпція невинуватості. Кожне повідомлення опрацьовується відповідно до вимог законодавства та внутрішніх правил, з урахуванням інтересів усіх зацікавлених сторін. Рішення щодо заходів ухвалюється лише після закінчення розслідування.

Якщо ваші наміри були добрими, тобто ви не мали наміру завдати людині шкоди своїм повідомленням, вам не слід боятися наслідків.

Ні, звернення до омбудсмена є добровільним. Офіс омбудсмена слугує лише додатковим координаційним пунктом.

Так. Ви завжди можете особисто зустрітися з довіреним юристом після попереднього запису та конфіденційно поспілкуватися з ним.

Так.

Так. Максимум після закінчення процесу опрацювання омбудсмен або компанія обов’язково сповістять інформатора про результат у порядку, встановленому законодавством.

Ні. У разі залучення омбудсмена як свідка в кримінальній, цивільній або іншій справі він може розкрити ім’я та особу інформатора, який звернувся за консультацією, лише в разі безпосереднього дозволу від компанії та від самого інформатора.

Так. Звернення до омбудсмена спочатку може бути повністю конфіденційним. На початку бесіди інформатору роз’яснюють його права. Лише наприкінці бесіди інформатор вирішує, чи передавати інформацію компанії та в якій формі.

Омбудсмен передає інформацію своїм контактним особам у компанії, не називаючи інформатора. До кола контактних осіб входять працівники, що обіймають керівні посади у юридичному відділі, відділі кадрів, відділі безпеки концерну та відділі аудиту.

До омбудсмена можна звернутися і в тому разі, якщо інформатор сам може понести покарання. По-перше, омбудсмен може роз’яснити інформатору його права; по-друге, у разі розгляду справи в суді добровільне визнання провини за наявності трудових відносин буде розцінюватися як пом’якшуюча обставина.

Ні. Обов’язок передавати повідомлення про правопорушення до прокуратури стосується лише справді серйозних злочинів зі встановленого переліку

У такому разі омбудсмен може звернутися безпосередньо до керівництва компанії.

На це запитання важко дати однозначну відповідь. Бувають повідомлення, які можна опрацювати за кілька годин. Якщо необхідно провести серйозне розслідування, опрацювання може тривати кілька тижнів.