Zgodność.

Pracownicy mają prawo zgłaszania okoliczności wskazujących na naruszenie przepisów lub wewnętrznych zasad. Zgłoszenia ta przyjmuje zewnętrzny zaufany prawnik pełniący funkcję rzecznika, który zapewnia chroniony prawnie i poufny obszar na zewnątrz przedsiębiorstwa. Informuje on sygnalistę o przysługujących mu prawach oraz o dalszych etapach postępowania. Rzecznik przekazuje zgłoszenie swojej osobie kontaktowej w przedsiębiorstwie wyłącznie za zgodą sygnalisty bez ujawniania jego/jej tożsamości. Rzecznik może zostać zaangażowany w postępowanie jako osoba zaufania i przez cały czas pozostaje do dyspozycji sygnalisty.

Do rzecznika mogą zwrócić się między innymi pracownicy, dostawcy, dealerzy oraz klienci.

Rzecznik przyjmuje zgłoszenia dotyczące naruszeń obowiązującego prawa oraz wewnętrznego naruszenia przepisów. Ma to na celu przede wszystkim wyjaśnienie sprawy oraz zapobieganie przestępstwom gospodarczym, nadużyciom finansowym oraz szkodom majątkowym. Można również zgłaszać naruszenia wewnętrznych wytycznych lub naruszenia dotyczące należytej staranności w zakresie praw człowieka.

Tak. O tym, jakie informacje zostaną przekazane rzecznikowi oraz jakie informacje rzecznik przekazuje przedsiębiorstwu w następnym etapie, decyduje wyłącznie sygnalista. Tylko w razie nadużycia instytucji rzecznika, tzn. w przypadku umyślnie fałszywego zgłoszenia, rzecznik może przekazać informacje dalej, nawet wbrew woli sygnalisty. Tę kwestię rzecznik wyjaśnia w momencie pierwszego kontaktu.

Nie, korzystanie z porad rzecznika jest bezpłatne dla wszystkich.

Owszem, sygnalista może zwrócić się do rzecznika z zachowaniem anonimowości. Dotyczy to również pierwszego kontaktu z rzecznikiem. W razie potrzeby rzecznik zapewnia anonimowość sygnalisty wobec przedsiębiorstwa.

Zgłoszenie jest sprawdzane w sposób zgodny z prawem oraz wewnętrznymi zasadami, a także z uwzględnieniem stanowiska wszystkich zainteresowanych stron. Ponadto rzecznik przekazuje uprzednio sprawdzone zgłoszenie swojej osobie kontaktowej w przedsiębiorstwie.

Sygnalista może skontaktować się z rzecznikiem w dowolnym momencie w sprawie przebiegu postępowania. Najpóźniej po jego zakończeniu rzecznik informuje sygnalistę o wyniku w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Nie, rzecznikowi nie wolno reprezentować sygnalisty w postępowaniu urzędowym ani sądowym. Dlatego rzecznik nie może ani nie powinien podejmować żadnych kroków mających na celu dochodzenie indywidualnych praw lub roszczeń sygnalisty na drodze sądowej.

Tak. Rzecznik to samodzielny i niezależny prawnik, który nie podlega żadnym instrukcjom wydawanym przez przedsiębiorstwo w sprawie sposobu rozpatrywania sprawy. Po samodzielnym przeprowadzeniu należytej weryfikacji rzecznik podejmuje decyzję o tym, czy i w jakim zakresie przekazać sprawę przedsiębiorstwu.

Pierwszy kontakt można nawiązać za pośrednictwem platformy (link do kontaktu), telefonicznie, przez e-mail, SMS, drogą pocztową lub w czasie osobistej rozmowy.

Tak. Do dyspozycji każdego pracownika nadal pozostają: przełożony, rada pracownicza oraz wszystkie znane punkty kontaktowe.

Tak. Sygnaliści są chronieni. Żadne czynności odwetowe skierowane przeciwko sygnaliście nie będę tolerowane.

Mimo wielokrotnie wyrażanego sceptycyzmu w bardzo rzadkich przypadkach dochodzi do wykorzystania instytucji rzecznika do donoszenia na innych pracowników. Niemniej jednak na początku rozmowy zaufany prawnik informuje sygnalistę o tym, że nadużywanie systemu zgłaszania nieprawidłowości nie będzie tolerowane oraz że w razie celowego, a więc świadomego nadużycia ma on obowiązek ujawnienia przedsiębiorstwu tożsamości sygnalisty. W każdym przypadku celowego nadużycia systemu zgłaszania nieprawidłowości pracownikom grożą konsekwencje dyscyplinarne.

Rzecznik gwarantuje przestrzeganie prawnego wymogu dotyczącego przechowywania danych oraz przepisów o ochronie danych osobowych. Zebrane dane osobowe ograniczają się do informacji na temat tożsamości sygnalisty oraz osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie.

Nie. Obowiązuje domniemanie niewinności. Każde zgłoszenie jest sprawdzane z uwzględnieniem przepisów prawa i wewnętrznych reguł, a także z uwzględnieniem stanowiska wszystkich zainteresowanych stron. Dopiero po zakończeniu kontroli zostaje podjęta decyzja o ewentualnych działaniach.

Jeżeli zgłoszenia dokonano w dobrej wierze, tzn. bez chęci celowego wprowadzenia w błąd, sygnalista nie musi obawiać się żadnych konsekwencji.

Nie. Skorzystanie z usług rzecznika jest dobrowolne. Pełni on funkcję dodatkowej osoby do kontaktu.

Tak. W każdym momencie istnieje możliwość osobistego spotkania z zaufanym prawnikiem (po wcześniejszym umówieniu) i przeprowadzenia poufnej rozmowy.

Tak.

Tak. Najpóźniej po zakończeniu postępowania rzecznik lub przedsiębiorstwo informuje sygnalistę o wyniku w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

Nie. Jeśli rzecznik będzie przesłuchiwany w charakterze świadka w postępowaniu karnym, cywilnym lub innym, może on ujawnić nazwisko i tożsamość zasięgającego rady sygnalisty tylko w takim zakresie, w jakim w wyraźny sposób pozwoli mu na to przedsiębiorstwo oraz sygnalista.

Tak. Wstępnie można skontaktować się z rzecznikiem z zachowaniem pełnej poufności. Na początku rozmowy rzecznik informuje sygnalistę o przysługujących mu prawach. Dopiero na koniec rozmowy sygnalista podejmuje decyzję, czy i w jakiej formie przekazać informacje przedsiębiorstwu.

Rzecznik przekazuje sprawę swojej osobie kontaktowej w przedsiębiorstwie bez wskazywania tożsamości sygnalisty. Zespół osób kontaktowych składa się z pracowników wyższego szczebla z obszarów prawa, kadr, bezpieczeństwa koncernu oraz audytu.

Z rzecznikiem można się skontaktować również w sytuacji, gdy sam sygnalista może ponieść odpowiedzialność karną. Po pierwsze, rzecznik może poinformować sygnalistę o przysługujących mu prawach; po drugie, fakt dobrowolnego ujawnienia przewinienia w ramach istniejącego stosunku pracy jest oceniany pozytywnie i może stanowić okoliczność łagodzącą w przypadku ewentualnego późniejszego postępowania sądowego.

Nie. Tylko w ściśle określonych, wyjątkowych przypadkach naprawdę poważnych przestępstw przekazanie zgłoszenia przestępstwa bezpośrednio do prokuratury jest obowiązkowe dla wszystkich

W takim przypadku rzecznik może zwrócić się bezpośrednio do kadry kierowniczej wyższego szczebla w przedsiębiorstwie.

Na to pytanie nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Istnieją zgłoszenia, które można przetworzyć w ciągu kilku godzin. W przypadkach wymagających bardziej gruntownego sprawdzenia rozpatrywanie sprawy można potrwać kilka tygodni.