Megfelelés (compliance).

A munkavállalók jogosultak arra, hogy bejelentéseket tegyenek az olyan körülményekről, amelyekből törvényi előírások vagy a vállalati szabályzatok megsértésére lehet következtetni. A bizalmi megbízotti szerepkört betöltő ombudsman hivatalnál lehet bejelentést tenni. ennél a hivatalnál jogilag védett és a vállalaton kívüli bizalmi terület áll rendelkezésre. Az ombudsman először ismerteti a bejelentő személy jogait és a további ügymenetet. Az ombudsman hivatal csak a bejelentő beleegyezése után továbbítja a bejelentést a vállalati kapcsolattartóhoz. A továbbításkor nem nevezi meg a bejelentő személyét. Az eljárásba be lehet vonni az ombudsmant bizalmi személyként, aki kapcsolattartóként bármikor a bejelentő rendelkezésére áll.

Többek között a munkavállalók, a beszállítók, az értékesítési partnerek és az ügyfelek fordulhatnak az ombudsman hivatalhoz.

Az ombudsman hivatal a törvénysértésekkel vállalaton belüli szabálysértésekkel foglalkozik. A fő célja a gazdasági, a mérleggel kapcsolatos és a vagyon elleni bűncselekmények felderítése és megakadályozása. Továbbá a vállalati előírások vagy az emberi jogokkal kapcsolatos elvárható gondosság megsértése is bejelenthető.

Igen. Kizárólag a bejelentő dönt arról, hogy milyen információkat ad át az ombudsman hivatalnak, és az ombudsman hivatal milyen információkat adhat át a második lépésben a vállalatnak. Az ombudsman hivatal csak visszaélés, tehát szándékosan hamis bejelentés esetén jogosult az információk továbbítására a bejelentő akarata ellenére. Az ombudsman hivatal erről az első kapcsolatfelvételkor győződik meg.

Nincs, az ombudsman hivatal szolgáltatásait mindenki ingyenesen veheti igénybe.

Igen, a bejelentő anonim módon is felveheti a kapcsolatot az ombudsman hivatallal. Ez már az első kapcsolatfelvételre is vonatkozik. A bejelentő kérésére az ombudsman hivatal megőrzi a bejelentő anonimitását a vállalattal szemben.

Az ombudsman hivatal minden bejelentést a törvényi előírásokat és a vállalati szabályokat betartva, valamennyi érintett érdekeinek figyelembe vételével végzi a vizsgálatot. Ehhez előzetes ellenőrzés után továbbítja a bejelentést a vállalathoz, azon belül a számára kijelölt kapcsolattartóhoz.

A bejelentő bármikor érdeklődhet az ombudsman hivatalnál az eljárás aktuális állapotáról. Az ombudsman hivatal vagy a vállalat legkésőbb a folyamat lezárása után értesíti a bejelentőt az eredményről a jogilag megengedett kereteken belül.

Nem, az ombudsman hivatal nem képviselheti a bejelentőt egy hatósági vagy bírósági eljárásban. Ezért az ombudsman hivatal nem jogosult és nem köteles lépéseket sem tenni a bejelentő személyes jogainak és igényeinek bírósági útra terelése ügyében.

Igen. Az ombudsman egy önálló és független ügyvéd, aki a tárgyi ügykezelés tekintetében nem tartozik a vállalat utasítási jogköre alá. Az ombudsman hivatal a saját kötelező vizsgálata alapján hoz döntést arról, hogy továbbadhatja-e az ügyet a vállalat felé, és ha igen, akkor milyen mértékben.

Az első kapcsolatfelvétel történhet az online platformon (kapcsolattartáshoz megadott link) keresztül, telefon, e-mailben, SMS-ben, postai úton vagy egy személyes megbeszélés keretében.

Igen. Minden munkavállaló számára továbbra is elérhető a vállalatvezetés, az üzemi tanács és minden további vállalati kapcsolattartási pont.

Igen. A bejelentő védelemben részesül. Nem tolerálunk semmilyen megtorlásra irányuló cselekedetet a bejelentővel szemben.

Az ezzel kapcsolatos szkeptikus hozzáállás ellenére az ombudsman hivatalnál nagyon ritkák a hivatal félrevezetését célzó esetek. A bizalmi hivatal a bejelentővel folytatott megbeszélés elején ennek ellenére felhívja rá a figyelmet, hogy a hivatal nem tolerálja a félrevezetést és szándékos, azaz tudatos félrevezetés esetén köteles megadni a vállalatnak a bejelentő személy adatait. Ha egy munkavállaló szándékosan félrevezeti az ombudsman hivatalt, minden esetben fegyelmi felelősségvonásra számíthat.

Az ombudsman hivatal garantálja a törvényben meghatározott megőrzési kötelezettségek és az adatvédelmi előírások betartását. A személyes adatok a bejelentő személy és a többi érintett személy azonosítására szolgáló adatokra korlátozódnak.

Nem. Mindenkit megillet az ártatlanság vélelme. Az ombudsman hivatal minden bejelentést a törvényi előírásokat és a vállalati szabályokat betartva, valamennyi érintett érdekeinek figyelembe vételével végzi a vizsgálatot. Az esetleges intézkedésekről csak a vizsgálat lezárása után dönt.

Ha az információátadás jó szándékkal történt, tehát nem előre megfontolt rossz szándékkal, akkor az információt nyújtó félnek nem kell félnie semmilyen következménytől.

Nem. Az ombudsman hivatal igénybevétele szabadon választható. A célja, hogy egy további lehetőség legyen a kapcsolatfelvételre.

Igen. A hivatalt előzetes időpontegyeztetés után bármikor fel lehet keresni személyesen bizalmas tárgyú megbeszélés céljából.

Igen.

Igen. Az ombudsman hivatal vagy a vállalat legkésőbb a folyamat lezárása után értesíti a bejelentőt az eredményről a jogilag megengedett kereteken belül.

Nem. Ha ombudsman hivatal tanúként képviselteti magát csak akkor fedheti fel a tanácsot kérő bejelentő személyazonosságát büntetőjogi, polgárjogi vagy egyéb eljárásban, ha erre a vállalat és a bejelentő személy egyaránt engedélyt ad.

Igen. Lehetőség van arra, hogy az ombudsman hivatal először teljesen bizalmasan kezelje az ügyet. A beszélgetés elején az ombudsman először ismerteti a bejelentővel a jogait. A bejelentő csak a beszélgetés végén dönt arról, hogy a vállalat értesüljön-e, illetve ha igen, akkor milyen formában értesüljön az információkról.

Az ombudsman úgy értesíti a vállalatot az ügyről, hogy nem nevezi meg a bejelentőt. A kapcsolattartó csapat a jogi, személyügyi, konszernbiztonsági és felügyeleti területen tevékenykedő vállalatvezetőkből áll.

Akkor is bejelentést lehet tenni az ombudsman hivatal felé, ha mag a bejelentő követte el a büntetendő cselekményt. Egyrészt az ombudsman hivatal ilyen esetben felvilágosítást tud adni a bejelentőnek a jogairól, másrészt az önkéntes bejelentést a fennálló munkaviszonyban pozitívan értékelik és egy esetleges későbbi bírósági eljárás során ez büntetésenyhítő körülmény lehet.

Nem. Csak bizonyos korlátozott számú kivételes esetben van mindenkinek bejelentési kötelezettsége az ügyészség felé bűncselekményre vonatkozó információk birtokában.

Ilyen esetben az ombudsman hivatal jogosult közvetlenül a vállalat vezetőségéhez fordulni.

Erre a kérdésre nem lehet általános érvényű választ adni. Vannak olyan bejelentések, amelyek néhány óra alatt megvizsgálhatók és lezárhatók. Átfogó vizsgálatok esetén akár több hétig is eltarthat az ügy feldolgozása.